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Fallbeispiel peoplefone HOSTED

Ausgangslage

Anbei wird an einem Beispiel einige Möglichkeiten und die Kosten für eine Beispielsfirma aufgezeigt. Im Manual finden Sie zu den Beispielen die entsprechenden Einstellungen in der virtuellen PBX peoplefone HOSTED.

Beispiel: Firma Müller AG

Die Firma hat 6 Mitarbeiter und braucht 6 Telefonapparate und 1 Fax. 1 Mitarbeiter arbeitet Halbzeit von zu Hause (Zweitbüro). Die Firma möchte eine Hauptnummer, eine Faxnummer und jeder Mitarbeiter soll eine eigene Telefonnummer haben. Das Verkaufsteam möchte eine direkte Telefonnummer. Bei ankommenden Anrufen sollen alle Telefonapparate der Verkäufer gleichzeitig läuten. Das Support-Team möchte nur eine interne Kurzwahlnummer. Bei Reparaturen und Reklamationen wird auf die Hauptnummer angerufen und danach intern weiter transferiert. Frau Jost ist die erste Anlaufstelle. Sie kann einfache Fragen selber beantworten, ansonsten transferiert sie an das Support-Team. Dort übernimmt zuerst Herr Baumann, dann Herr Rieder und danach das Verkaufsteam. Falls alle besetzt oder nicht erreichbar sind, geht der Anruf an die Zentrale/Telefonbeantworter zurück. Von Montag–Freitag sind die offiziellen Bürozeiten von 08:00-12:00 und 14:00-18:00. Die Hauptnummer wird von Silvia Jost als erste bedient. Ausserhalb der Öffnungszeiten ist ein Telefonbeantworter eingeschaltet. Samstag und Sonntag von 07:00-19:00 wird ein Pikettdienst eingerichtet. Dieser geht zuerst auf die Handynummer des ersten Mitarbeiters, falls dieser nicht abnimmt, auf die Handynummer des zweiten Mitarbeiters, etc. Das Verkaufsteam, mit ihrer eigenen Telefonnummer, ist immer morgens von 08:00-12:00 im Büro. Danach sind sie den ganzen Nachmittag unterwegs. Morgens soll es somit im Büro bei allen Verkaufsmitarbeitern läuten; Nachmittags auf die Hauptnummer.

Der Benutzer Peter Meier hat folgende Bedürfnisse:

  • Er möchte, dass jeder Anruf auf sein Handy weitergeleitet wird, falls er “offline” ist bzw. einmal kein Internet hat.
  • Er möchte, dass ein Anruf auf das Verkaufsteam weitergeleitet wird, falls er schon am Telefon besetzt ist.
  • Er möchte, dass der Anruf auf sein Zweitbüro weitergeleitet wird, falls er nach 1 Minute (60 Sekunden) nicht abnimmt.

Die Firma will kein neues Fax kaufen, da sie nur Faxe erhalten, aber keine Faxe senden müssen.

Kosten

Sie entscheiden sich für die virtuelle PBX peoplefone HOSTED. Somit haben Sie keine neu Investitionen für einen Server, eine neue Telefonanlage und Sie müssen nicht mit Installationskosten rechnen.
Dazu brauchen Sie:

  • Internetanschluss
  • 6 Telefonapparate IP
  • (Kein Fax – da Fax2Email-Funktion)
  • Abonnement peoplefone HOSTED

Anmeldung – Registrierung

Sie können Sich jederzeit, kostenlos und unverbindlich bei peoplefone ein Kundenkonto erstellen Anmelden/Registrieren folgen Sie den Anweisungen.

Als Neukunde definieren Sie als erstes Ihre Bedürfnisse:

  • Anzahl Benutzer
  • Anzahl Telefonnummern
  • Abo Zeitraum; wählen Sie hier 1 Monat TEST und Sie erhalten ein erstes Testguthaben, Benutzer und Testnummern.


Beispiel: Firma Müller AG

Die Firma hat 6 Mitarbeiter und braucht 6 Telefonapparate und 1 Fax.
1 Mitarbeiter arbeitet Halbzeit von Zuhause.
Die Firma möchte eine Hauptnummer, eine Faxnummer und jeder Mitarbeiter soll eine eigene Telefonnummer haben.

Kundenkonto

Ihre Adressdaten inkl. Login E-Mail und Passwort können jederzeit im Profil geändert werden. Unter „Weitere Einstellungen“ finden Sie zusätzliche Optionen für die Administration des peoplefone Kontos. Zum Beispiel definieren Sie hier die Anzahl Ziffern für die interne Kurzwahlnummer. Die Anzahl der Nebenstellen, dürfen nachträglich nicht mehr geändert oder gemischt werden.

Kaufen / Bestellen

Bei der Erstellung eines Kundenkontos wird immer ein Standardkonto erstellt. Wenn also in der Übersicht der Abonnemente kein peoplefone HOSTED aufgeführt ist, muss diese noch aufgeschaltet werden. Im Artikel Abonnemente & Kaufen/Bestellen, zeigen wir Ihnen, wie Sie vorgehen müssen.

Meine Abos

In Abonnemente finden Sie jederzeit eine Übersicht der Anzahl Benutzer und Telefonnummern, die abonniert wurden und bis wann das Abo bezahlt und somit gültig ist. Sie können jederzeit die Abos mit ausreichendem Kredit verlängern.

Zahlungsmöglichkeiten

Sie können jederzeit Guthaben mit einer Kreditkarte, Paypal, Twint usw. aufladen. Bei E-Banking, Postfinance oder mit Einzahlungsschein müssen Sie die Zahlung selbst auslösen und es kann bis zu 4 Arbeitstagen dauern, bis die Überweisung bei unserer Bank eintrifft. Für jede Zahlung finden Sie eine Quittung als PDF. Weitere Informationen zu Zahlungen finden Sie hier: Zahlungsmöglichkeiten

Anrufübersicht

Jeder Anruf ist hier mit Dauer und Tarif ersichtlich. Sie können selber eine Auswertung einer Periode bis maximal sechs Monate rückwirkend in ein Excel exportieren und Ihnen per E-Mail zukommen lassen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel: Anrufübersicht

HOSTED Konfiguration

SIP Linien / Benutzer

Im ersten Schritt erstellen Sie für jeden Mitarbeiter mit einem Telefonapparat einen Benutzer. Die interne Kurzwahlnummer wird automatisch vom System zugeteilt oder Sie können diese selber definieren. Sie können jederzeit die Angaben der Benutzer ändern.

Wenn ‘Offline’ angezeigt wird bedeutet das, dass das zugehörige Endgerät noch nicht konfiguriert ist oder nicht angeschlossen ist. Sobald Ihr peoplefone HOSTED fertig eingerichtet ist, sollten alle Benutzer auf ‘Online’ sein.

Weiterleitung / Voicemail

MWI – Message Waiting Indicator

Neu unterstützt peoplefone auch das MWI bei aktiver Voicemail. Unterstützt werden alle provisionierten Telefone von SNOM, Yealink, Mitel, Panasonic und Gigaset. Diese Funktion zeigt Ihnen an, ob Sie eine neue Voicemail-Nachricht erhalten haben. Dies wird über blinkende LED-Leuchte am Telefon angezeigt. Mit Hilfe der vorgesehenen Taste am Telefon können die neuen Nachrichten direkt abgerufen werden.

Biespiele:

  1. Benutzer Peter Meier möchte, dass jeder Anruf auf sein Handy weitergeleitet wird, falls er “offline” ist bzw. einmal kein Internet hat.
  2. Benutzer Peter Meier möchte, dass der Anruf auf sein Zweitbüro weitergeleitet wird, falls er nach 1 Minute (60 Sekunden) nicht abnimmt.
  3. Benutzer Peter Meier möchte, dass ein Anruf auf das Verkaufsteam weitergeleitet wird, falls er schon am Telefon besetzt ist.

Falls Sie Weiterleitungen mit unterschiedlichen Zeiten definieren möchten, gehen Sie zu Zeitplan Routings Beispiel 3 kann erst erstellt werden, wenn die Gruppe “Verkauf” erstellt wurde unter Gruppen. Regeln können mit dem Bleistiftwerkzeug editiert werden. Sie können auch eine Rolle pausieren, indem Sie auf den Status klicken.

Bei „Voicemail Box“ definieren Sie Ihren PIN-Code, die Sprache und die gewünschte Antwort-Option aus (ob per E-mail und ob in die Voicemail-Box gespeichert werden soll) und laden eine eigene persönliche Ansage auf (wav.-Datei). Falls Sie noch keine eigene Ansage haben, aktivieren Sie vorerst die Voicemail und rufen Sie sich selbst an und sprechen Sie eine auf.

Weitere Informationen zu Weiterleitung in Voicemailbox finden Sie hier: Anrufweiterleitung/Voicemail

Empfohlene Telefon-Geräte

Damit peoplefone den Funktionsumfang auf den Geräten sicherstellen kann, empfehlen wir Geräte einzusetzen, welche von unserem Engineering Konfiguriert und getestet wurden. Somit halten wir einen gewissen Standard ein und können bei Gegebenheiten Einfluss und Änderungen an den Gerätekonfigurationen vornehmen. Grundsätzlich können Sie aber jedes VoIP fähige Geräte auch manuell mit den SIP Credentials mit peoplefone konfigurieren, peoplefone kann dann keinen Gerätesupport bieten.

Wie Geräte über das Kundenportal Auto-Konfiguriert werden können, welche Geräte welche unserer Partner und Kunden im Einsatz haben und noch weitere Informationen zu Geräten finden Sie im Artikel: Geräte

Fax zu Email / Email zu Fax

Beispiel: Die Firma wird kein neuer Fax kaufen, da sie nur Faxe erhalten, aber keine Faxe senden müssen.

Somit genügt die „Fax2Email“-Funktion. Ein Fax wird über E-Mail als angehängtes PDF geschickt. Hierzu erstellen Sie einen neuen Benutzer unter -> SIP Linien/Benutzer mit dem Namen “Fax”, geben die direkte Faxnummer ein und wandeln das Konto um, indem Sie auf «Hinzufügen» klicken und die Fax Linie auswählen und den Dienst aktivieren.

Beispiel

  • To/A: Geben Sie die Faxnummer an gefolgt von „@p-fax.com“ für Schweiz, „@p-fax.de“ für peoplefone Deutschland und „@p-fax.at“ für peoplefone Österreich; Sie können mehrere Empfänger eingeben.
  • Cc und Bcc Diese Felder werden nicht berücksichtigt
  • Betreff: Geben Sie hier das Passwort ein

Sie können nun einen E-Mail Text schreiben und PDF-Dateien anhängen. Sie können mehrere PDFs senden. Die Limite ist 20 MB pro PDF-Datei und maximal 30 MB pro E-Mail.

Im Betreff muss das automatisch generierte Passwort mit gesendet werden.

Gruppen

Beispiel: Das Verkaufsteam möchte eine direkte Telefonnummer haben. Bei ankommenden Anrufen sollen alle Telefonapparate der Verkäufer gleichzeitig läuten. Das Support-Team braucht nur eine interne Kurzwahlnummer. Bei Reparaturen und Reklamationen wird auf die Hauptnummer angerufen. Frau Jost ist die erste Anlaufstelle. Sie kann einfache Fragen selber beantworten, ansonsten transferiert sie an das Support-Team weiter. Dort übernimmt Herr Baumann zuerst, dann Herr Rieder und danach das Verkaufsteam. Falls alle besetzt oder nicht erreichbar sind, geht der Anruf an die Zentrale/Telefonbeantworter zurück. Weitere Infos finden Sie auch hier: Gruppen

Zeitplan Routings

Zeitbereiche definieren

Beispiel:

Von Montag –Freitag sind die Bürozeiten von 08:00-12:00 Uhr und 14:00-18:00 Uhr. Die Hauptnummer wird von Silvia Jost als erste bedient. Ausserhalb der Bürozeiten ist der Telefonbeantworter eingeschaltet. Samstag und Sonntag von 07:00-19:00 Uhr wird ein Pikettdienst eingerichtet. Dieser geht zuerst auf die Handynummer des ersten Mitarbeiters. Falls dieser nicht abnimmt, auf die Handynummer des zweiten Mitarbeiters, etc. Das Verkaufsteam mit ihrer eigenen Telefonnummer ist immer morgens von 08:00-12:00 Uhr im Büro. Danach sind sie den ganzen Nachmittag unterwegs. Für das Verkaufsteam wird ein separates Time-Routing erstellt. Montags bis Freitags um 08:00 bis 12:00 Uhr wird ein Anruf auf die Verkaufsgruppe geleitet. Ausserhalb dieser Zeiten wird der Anruf an die Hauptnummer weitergeleitet und wird dort wie ein Anruf an die Hauptnummer im Time Routing der Hauptnummer behandelt.

Zuerst müssen Sie die gewünschten Zeitbereiche/Zeitfenster definieren. Klicken Sie auf die Wochentage und die Quadrate, um den Zeitbalken zu definieren. Weitere Infos zum Thema finden Sie hier: Zeitabhängiges Routing

Routing definieren

Routing für die Verkaufsgruppe:

Tipp: Bei der Dauer der Zielnummer achten Sie darauf, ob dies eine VoIP-Nummer oder eine externe Festnetz/Mobil-Nummer ist. Bei externen Nummern kann der Aufbau des Anrufes bereits 4-5 Sekunden dauern (bis es beim Angerufenen läutet). Somit rechnen Sie bei externen Telefonnummern mit mindestens 20 Sekunden.

Routing für die Hauptnummer:

Für die Zielnummern nehmen Sie nun die Zeitbereiche und definieren die Regeln. Zu den Bürozeiten (“Bürozeiten VM/NM”) nimmt die Sekretärin Silvia Jost das Telefon ab. Am Samstag/Sonntag geht es ins Pikett (“Wochenende Pikett”). Ausserhalb dieser Zeiten geht es an den Telefonbeantworter.

Nun können Sie das zweite Zeitplan Routing für das Verkaufsteam erstellen. Hier wird die direkte Telefonnummer für den Verkauf eingegeben. Zu Bürozeiten Vormittags gehen alle ankommenden Anrufe direkt an das Verkaufsteam. Danach an die Hauptnummer. Bei der Hauptnummer wird dann die erste Zeitplan Routing Regel in Anwendung gebracht. Somit würde “Zeitplan Routing” bei der Standard Zielnummer-Typ eingegeben.

Time-Routings der Nummer zuweisen

Gehen Sie nun, unter HOSTED Konfiguration, auf „Telefonnummer(n) zuweisen“. Wählen Sie nun für die Hauptnummer ein von Ihnen definiertes Time-Routing aus, um das Time-Routing zu aktivieren. Weitere Infos zum Thema finden Sie hier: Zeitabhängiges Routing

Telefonnummer

Zuweisung für eingehende Anrufe

Für eingehende Anrufe können Sie pro Nummer selbst definieren, wo der Anruf hingegeben werden soll. Eine Rufnummer kann nur an ein Objekte weiter gegeben werden, jedoch sind Sie in der Definition des Call-Flow total frei.

Ausgehende Anrufe (Signalisation)

Bei ausgehenden Anrufen wird manchmal gewünscht, dass mit unterschiedlichen Nummern signalisiert wird. Das ist keine Problem, Sie können auf der Ebene jedes einzelnen Benutzer definieren welche Nummer bei einem ausgehenden Anruf nach aussen angezeigt werden soll.

Mehr Informationen zur Rufnummern-Zuweisung finden Sie hier: Nummer Zuweisung

Telefonbücher

Firmen Telefonbuch

Möchten Sie Ihrer Firma ein Telefonbuch zur Verfügung stellen? Im Kundenkonto unter Firmentelefonbuch, haben Sie die Möglichkeit das LDAP einzuschalten. Dies ermöglicht Ihnen bis maximal 3000 Einträge zu erstellen, diese können entweder manuell bewirtschaftet oder per Excelfile importiert werden. Der Vorteil ist, dass die Telefonnummern direkt über den Telefonapparat ausgewählt werden können.

Nach der Aktivierung müssen Sie das Telefon neu starten, damit die notwendigen Einstellungen übernommen werden können. Weitere Infos zum Thema finden Sie im Artikel: Firmentelefonbuch

Persönliches Telefonbuch

Oft benutzte Kontakte können Sie im persönlichen Telefonbuch abspeichern eine Anleitungen dazu finden Sie hier: Persönliches Telefonbuch

Wartemusik

Wenn eine Kunde auf Waten (On-Hold) gesetzt wird, dann besteht die Möglichkeit, Ihre eigene Musik oder Ansage abspielen zu lassen. Bitte beachten Sie die die Richtlinien der SUISA, wenn Sie Musik hinterlegen.

Der Anrufende wird diese Musik hören, wenn Sie ihn auf “Warten” setzen. Sie können .wav- und .mp3-Dateien nutzen.
Die maximal erlaubte Dateigrösse ist 16 MB.

Telefonkonferenz

Für ein Telefongespräch mit mehreren Teilnehmern können Sie die Telefonkonferenz-Funktion für einen bestimmten Zeitraum aktivieren. Sie erhalten alle dieselbe Einwahlnummer, eine Konferenz-Nummer und eine Konferenz-PIN. Alle Teilnehmer wählen sich bei dieser Einwahlnummer ein und zahlen ihren Anbietern den entsprechenden lokalen Festnetztarif (unter peoplefone Mitgliedern kostenlos). Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für die Teilnehmer. Sie finden mehr Informationen dazu unter folgendem Link peoplefone CONF.

Notrufe

Um Notrufe an die richtige Notrufzentrale weiterleiten zu können, muss eine verifizierte Adresse im System für den jeweiligen Standort hinterlegt sein. Die Adressen werden in der Schweiz anhand des Swiss Road Directorys (CH Post) verifiziert.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Notrufkonfiguration gemäss unserer Anleitung durchführen: Notrufe